Intelligente Helfer für die Kanzlei Automatisierung

Ein Regal voller Akten

Intelligente Helfer für die Kanzlei Automatisierung

Im Herzen der Rechtspraxis steht das geschriebene Wort, das Dokument – die Akte. Dabei ist in vielen Kanzleien nach wie vor die Regel, dass Sekretariate, Rechtsanwaltsfachangestellte und Junganwälte damit beschäftigt werden, Fallakten zu sichten, initial zu bewerten und  Informationen zu erfassen. Diese Situation lässt sich durch innovative Kanzlei Automatisierung verbessern.

Häufig existiert zwar eine elektronische Aktenführung oder eine Kanzleisoftware, aber ebenso häufig wird diese noch von Hand befüllt. Die elektronische Akte muss nach wie vor vollständig von der Rechtsanwältin gelesen und geprüft werden. Um diese Prozesse effizienter gestalten zu können, bedarf es einer Lösung, welche sich dynamisch den bestehenden Abläufen anpasst. Im Folgenden skizzieren wir, wie müßige Arbeitsschritte reduziert werden können:

Dokumenteneingang digitalisieren, Informationen für digitale Akte extrahieren

Diagramm, welches den möglichen Ablauf einer automatisierten Kanzlei Eingangsverarbeitung zeigt.

Prozessdiagramm Kanzleiautomatisierung

Im ersten Schritt sollte der Dokumenten- und Dateneingang automatisiert werden. Die Kommunikation zwischen den beteiligten Parteien wird zuverlässig und schnell, in hoher Qualität digital verarbeitet. Ob es sich um Schriftsätze vom Gericht, Briefen von Mandanten, E-Mails, oder automatisiert von Drittsystemen erstellten Dateien handelt, spielt dabei keine Rolle.

Ist dieser Baustein erfolgreich eingeführt, kann die eigentliche intelligente Verarbeitung beginnen. Bei der Informationsextraktion, erfolgt zunächst die Klassifizierung des Schriftsatzes selbst. Anschließend werden die Dokumentenelemente, wie Eingangsdatum, Schriftsatzdatum, Absender, etc. erkannt und die entsprechende Akte wird erstellt oder ergänzt.

Durch diese beiden Schritte wird gewährleistet, dass die Fallinformationen zur weiteren Verarbeitung direkt und ohne manuellen Aufwand bereitstehen.

Dokumente analysieren und Schriftsätze vorbereiten

Handelt es sich um einen neuen Sachverhalt, wird eine Analyse bezüglich des betroffenen Fachgebiets vorgenommen. Mittels Machine Learning Verfahren wird das System anhand der bisherigen Fallhistorie trainiert und lernt, Fälle automatisch zuzuordnen. So können Fälle die mit hoher Wahrscheinlichkeit bestimmte Rechtsgebiete (z. B. Strafrecht) betreffen, beispielsweise direkt einem Mitarbeiter zur Vorlage gebracht werden.

In einfacher gelagerten, stark standardisierten Sachverhalten, die durch einfache Entscheidungsbäume zur Differenzierung des Sachverhaltes dargestellt werden können, kann darüber hinaus  automatisiert ein Schriftsatz vorgeschlagen werden, welcher dann natürlich noch juristisch geprüft werden muss. Ein Beispiel hierfür sind Unfallschäden oder Ordnungswidrigkeiten im Verkehrsrecht.

Mehr Zeit für individuelle Sachverhalte und eine ganzheitliche Betreuung

Für die individuelle Pflege der Beziehung zum Mandanten bleibt der so ausgestatteten Sozietät mehr Zeit und sie ist in der Lage, mehr standardisierte, aber zeitraubende Anfragen zu bearbeiten, ohne dabei unverhältnismäßig hohen Personalaufwand betreiben zu müssen.

-BeLo

Titelbild von bandi auf Flickr  unverändert nach CC BY 2.0

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